Cách làm báo giá chuyên nghiệp: hướng dẫn từng bước

Một bản báo giá tốt không cần đẹp. Việc của nó là trả lời xong mọi câu hỏi của khách trước khi họ kịp hỏi — vì mỗi lần khách phải nhắn lại hỏi thêm là một lần họ có cơ hội đi hỏi chỗ khác.

Bảy phần bắt buộc

1. Thông tin bên gửi

Tên đơn vị, số điện thoại, địa chỉ. Nếu có mã số thuế thì ghi — khách là công ty sẽ cần để làm hợp đồng. Phần này nên khai một lần rồi dùng lại cho mọi báo giá sau, gõ lại mỗi lần là nguồn sai sót.

2. Thông tin khách hàng

Tên và số điện thoại là đủ với khách lẻ. Ghi tên khách lên báo giá có một tác dụng ít người để ý: nó cho thấy bản này làm riêng cho họ, không phải bảng giá gửi hàng loạt.

3. Mã báo giá và ngày

Nghe thừa nhưng cần, vì khách thường xin sửa rồi so hai bản với nhau. Không có mã thì chính bạn cũng không biết đang nói về bản nào.

4. Bảng hạng mục

Phần quan trọng nhất. Mỗi dòng cần: tên hạng mục, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền. Quy cách là cột hay bị bỏ nhất và cũng là cột gây tranh cãi nhiều nhất lúc bàn giao — "gỗ công nghiệp" và "gỗ công nghiệp phủ melamine An Cường" là hai thứ khác nhau cả về giá lẫn về kỳ vọng.

5. Tổng tiền

Tách thành ba dòng: tạm tính, chiết khấu, tổng cộng. Gộp một dòng thì khách không thấy được phần giảm giá bạn đã cho, tức là bạn mất công giảm mà không được ghi nhận.

6. Hiệu lực báo giá

Một dòng duy nhất, thường 7–15 ngày. Thiếu nó là bạn tự ràng buộc mình vô thời hạn vào một mức giá, trong khi vật tư lên giá hàng tháng. Khách quay lại sau ba tháng cầm báo giá cũ đòi giữ giá là chuyện xảy ra thật.

7. Điều khoản thanh toán

Tạm ứng bao nhiêu, thanh toán nốt khi nào, chuyển vào tài khoản nào. Ghi số tài khoản ngay trong báo giá rút ngắn được một vòng nhắn tin lúc khách quyết định chuyển tiền — mà đó đúng là lúc không nên để họ phải chờ.

Thứ tự trình bày

Người đọc báo giá trên điện thoại cuộn từ trên xuống và dừng lại khi thấy đủ thứ họ cần. Nên thứ tự hợp lý là:

1. Tên đơn vị và thông tin liên hệ — để biết ai gửi
2. Thông tin khách và mã báo giá — để biết đúng bản của mình
3. Bảng hạng mục — phần họ thật sự muốn xem
4. Tổng tiền — con số quyết định
5. Điều khoản, hiệu lực, chữ ký

Đặt điều khoản lên trước bảng hạng mục là lỗi hay gặp. Khách chưa biết giá bao nhiêu thì chưa quan tâm điều khoản.

Ba lỗi khiến khách phải hỏi lại

Gộp vật tư và nhân công thành một dòng. Khách luôn muốn biết mình trả bao nhiêu cho đồ và bao nhiêu cho công. Gộp lại thì câu hỏi đó chắc chắn quay về.

Không ghi cái gì không bao gồm. Vận chuyển, lắp đặt, thuế — nếu không có trong giá thì phải nói rõ là không có. Im lặng bị hiểu là đã bao gồm.

Gửi ảnh chụp màn hình. Ảnh chụp bảng Excel trên điện thoại thì chữ nhỏ, khách phải phóng to từng vùng để đọc. Gửi file PDF hoặc một đường link mở ra đọc được ngay.