Làm báo giá bằng Excel: 5 lỗi thường gặp

Excel làm được báo giá, và với nhiều người nó vẫn là cách nhanh nhất. Nhưng Excel được sinh ra để tính toán chứ không phải để trình bày, nên năm vấn đề dưới đây lặp lại ở gần như mọi file báo giá Excel.

1. In ra bị cắt cột

Excel không có khái niệm trang giấy cho tới lúc bạn bấm in. Bảng rộng 9 cột vừa màn hình sẽ tràn sang trang thứ hai khi in, và cột "Thành tiền" — cột quan trọng nhất — thường là cột bị đẩy sang.

Cách giảm nhẹ: vào Page Layout, đặt Scale to fit thành 1 trang theo chiều rộng, và kiểm tra ở Print Preview trước khi gửi. Nhưng mỗi lần thêm một hạng mục là phải kiểm lại.

2. Công thức tổng tiền sai sau khi chèn dòng

Đây là lỗi tốn tiền thật. Công thức =SUM(E5:E12) không tự nới ra khi bạn chèn dòng mới ở ngay dưới dòng 12 — hạng mục vừa thêm nằm ngoài vùng tính. Báo giá gửi đi thiếu một dòng tiền, và thường chỉ phát hiện lúc quyết toán.

Cách giảm nhẹ: dùng =SUM(E5:E100) với vùng dư rộng, hoặc định dạng bảng bằng Format as Table để công thức tự mở rộng.

3. Mở trên điện thoại không đọc được

Khách Việt Nam phần lớn nhận báo giá qua Zalo và mở ngay trên điện thoại. File .xlsx mở bằng ứng dụng Excel di động sẽ hiện đúng dạng lưới, phải kéo ngang kéo dọc mới đọc hết một dòng. Nhiều người còn không cài Excel và chỉ thấy một thông báo không mở được tệp.

4. Định dạng tiền tệ mỗi máy một kiểu

Dấu phân cách hàng nghìn phụ thuộc vào cài đặt vùng của máy. File bạn gõ 15.000.000 có thể hiện thành 15,000,000 hoặc tệ hơn là 15 trên máy khách nếu cài đặt khác. Với số tiền thì đó không phải chuyện thẩm mỹ.

5. Sửa một chỗ, quên bốn chỗ

Tên công ty, số điện thoại, số tài khoản nằm rải rác trong file. Đổi số tài khoản là phải nhớ sửa ở ô tiêu đề, ô điều khoản thanh toán, và ở cả chân trang. Người ta thường chỉ sửa chỗ nhìn thấy đầu tiên, rồi gửi đi báo giá có hai số tài khoản khác nhau.

Khi nào Excel vẫn là lựa chọn đúng

Khi báo giá của bạn cần tính toán thật sự — nhiều tầng công thức, chiết khấu theo bậc số lượng, quy đổi đơn vị. Excel làm việc đó tốt hơn bất cứ công cụ trình bày nào.

Còn nếu bảng của bạn chỉ là danh sách hạng mục nhân đơn giá rồi cộng lại, thì cái bạn cần không phải một bảng tính, mà là một tờ tài liệu — thứ mở ra trên điện thoại là đọc được ngay, in ra vừa một trang, và không có công thức nào để sai.